Hinweisgebersystem

Mit dem Meldesystem können Gesetzesverstöße vertraulich und auf Wunsch auch anonym gemeldet werden. Beschwerden, persönliche Meinungen oder auch Spekulationen werden jedoch nicht bearbeitet.

HinSchG
§ 2 HinSchG enthält einen abschließenden Katalog der Tatbestände, die Gegenstand einer Meldung sein können. Eine hinweisgebende Person kann also unter anderem melden:

LkSG
Das LkSG dient dazu, Menschenrechtsverletzungen und umweltbezogenen Risiken durch eine verantwortungsvolle Gestaltung der Lieferketten wirksam zu begegnen. Das Beschwerdeverfahren gem. § 8 LkSG ist demnach für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken bei Hereon und in der Lieferkette zu nutzen.

HinSchG
Zur Abgabe von Hinweisen ist jeder berechtigt, der im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt. Das können Mitarbeitende des Zentrums, aber auch externe Personen sowie Geschäfts- oder Kooperationspartner sein.

LkSG
Über das Beschwerdeverfahren können interne und externe Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich des Hereon bzw. in der Lieferkette hinweisen.

Ein digitales Meldesystem ist ein sicherer Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen. Das System des Hereons wird von einem auf Compliance-Angelegenheiten spezialisierten deutschen Unternehmen, der LegalTegrity GmbH, betrieben und vom Hereon-internen Compliance-Office betreut.
Das digitale Hinweisgebersystem ermöglicht eine durch spezielle Verschlüsselung gesicherte Kommunikation zwischen der hinweisgebenden und der den Hinweis bearbeitenden Person(en) – der Meldestelle. Jede Meldung wird geprüft und allen Verstößen wird konsequent nachgegangen. Sämtliche Hinweise werden vertraulich und im Rahmen der geltenden Gesetze verarbeitet.

Die eingeführte Lösung stellt sicher, dass der Datenschutz lückenlos gewährleistet ist. Um vollständige Anonymität sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen, den Hinweis über ein privates Endgerät zu melden.

Das Hinweisgebersystem sollte genutzt werden, wenn eine Meldung im Wege der etablierten Anlaufstellen des Hereons für die betroffene Person nicht in Betracht kommt. Wichtig ist, dass die Schilderung des Sachverhaltes möglichst vollständig ist und ein geäußerter Verdacht auf konkreten und nachvollziehbaren Fakten und Anhaltspunkten beruht. Bei anonymen Hinweisen besteht über das Meldeportal die Möglichkeit des anonymen Dialogs – bitte beachten Sie dabei die Hinweise im System. Um vollständige Anonymität sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen, den Hinweis über ein privates Endgerät zu melden.

Die Meldungen werden von Mitarbeitenden der LegalTegrity GmbH und vom Hereon-internen Compliance-Office bearbeitet. Gemeinsam bilden sie die interne Meldestelle des Hereons für Meldungen im Sinne des HinSchG und des LkSG. Meldestellen (sowie ggf. bei der Aufarbeitung unterstützende Personen) haben grundsätzlich die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie ggf. weiterer in der Meldung genannter Personen zu wahren.

Nach Abgabe eines Hinweises erhält die hinweisgebende Person unverzüglich, spätestens jedoch sieben Tage ab Eingang der Meldung, eine Eingangsbestätigung.
Der Hinweis wird von der Meldestelle zunächst auf Plausibilität überprüft.

Während des gesamten Verfahrens steht die Meldestelle mit der hinweisgebenden Person in Kontakt, sofern dies gewünscht ist.

Die hinweisgebende Person kann sich jederzeit im System über den Sachstand informieren. Hierzu meldet sie sich erneut im Meldesystem mit Zugangscode und PIN an. Spätestens drei Monate nach Meldungseingang erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstand und die Folgemaßnahmen zu der Meldung.

Die Identität von hinweisgebenden Personen wird besonders geschützt. Sofern die Identität freiwillig offenbart oder aufgrund eines Ermittlungsverfahrens bekannt wird, dürfen diese Personen grundsätzlich keine Repressalien aufgrund der Meldung erfahren und sind vor Nachteilen geschützt.
Wer als Beschäftigte oder Beschäftigter des Hereons der Meinung ist, in Folge einer Meldung benachteiligt worden zu sein, sollte seine/ihre Führungskraft darüber informieren oder Kontakt zu den Mobbing- und Konfliktbeauftragten am Zentrum suchen.

Zum Upload sind folgende Dateiformate zulässig: .jpg, .png, .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .csv und .txt.

Bei jedem Datei-Upload werden alle Metadaten gelöscht und es wird ein einheitlicher, anonymer Dateiname vergeben. Daher muss man selbst keine Dateien umbenennen oder die Metadaten selbst löschen.

Es ist zusätzlich zu prüfen, ob im Text oder anhand von Bildern erkennbar ist, wer die Meldung abgegeben hat. Löschen oder schwärzen Sie diese Stellen, um die eigene Identität zu schützen.

Nicht geschützt sind Personen, die vorsätzlich unrichtige Informationen melden bzw. bewusst falsche Anschuldigungen erheben. Diese sind zum Schadensersatz verpflichtet und müssen mit arbeitsrechtlichen und strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Kern des HinSchG ist die Einrichtung von Meldestellen in Unternehmen und Behörden, an die sich hinweisgebende Personen wenden können, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer solchen Informationen über Verstöße erlangt haben. Das Beschwerdeverfahren im Sinne des LkSG ist für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken bei Hereon und in der Lieferkette zu nutzen.
Aus diesen Gründen betreibt das Hereon die interne Meldestelle mit dem Hinweisgebersystem.

Darüber hinaus gibt es verschiedene externe Meldestellen:

Die entsprechenden Links zu den Drittanbieterseiten finden Sie auf dieser Seite unter Weiterführende Links

Die Meldung an die interne Meldestelle, also an das Hinweisgebersystem des Hereons, ist zu bevorzugen.